*  Si hace FA, tendrá que crear sus empleados y equipos antes de comenzar ese esfuerzo.

* Vale la pena señalar que uno debe escanear los documentos a PDF antes de comenzar el trabajo de entrada de datos.

INICIAR SESIÓN

La primera vez que inicie sesión, esto es lo que verá:


 

1. Haga clic en el nombre del subreceptor que contiene el icono de la bandera a la izquierda.


2. El cuerpo de la página cambiará para mostrar el nombre del subrecipiente. Haga clic en el cuadro para seleccionar el subrecepiente.


3. Se abrirá una ventanilla. Haga clic en el botón azul Seleccione este solicitante.


 

4. Aparecerá una nueva ventanilla. Seleccione el programa.


 

5. Haga clic en el botón azul Confirmar.


 

6. Ahora, confirme que puede ver los subsidios disponibles. Si este campo está vacío, deberá agregar un PW. Sin un PW, no podrá hacer nada relacionado con el subsidio hasta que se agregue. Esto es lo que quieres ver:


 

7. Seleccione el Subsidio (o ve a la sección Agregar un PW en el Manual de GEMS)


8. Ahora está en el Subsidio y puede probarlo de dos maneras:

 a. El subsidio muestra una marca de verificación en la columna Seleccionar y se resalta en verde.

b. La barra azul en la parte superior de la pantalla dice el nombre del solicitante, el desastre y el número de PW.


 

ENTRAR TRANSACCIONES

(Puede que no necesite ingresar los tres tipos de transacciones).

 Agregar factura / gasto para PW

  1. Haga clic en el menú Subsidios. 
  2. Asegúrese de que existen proveedores dentro del menú del solicitante. Vea la Sección de Manual 7.1.4.
  3. Después de seleccionar un subsidio, y aún dentro del menú de subsidios, seleccione . 
  4. Haga clic en el botón verde para ingresar los gastos:
  5. Ver la Sección 7.6.3.2 del Manual

Agregar entrada FA para PW

  1. Haga clic en el menú Subsidios. 
  2. Asegúrese de que el Equipo y el Personal existan dentro del Menú del Solicitante. (Consulte la Sección 7.1.2 y 7.1.3 del manual)
  3. Cargue los cálculos de la tarifa marginal como un documento del solicitante. Vea la Sección 5 del Manual.
  4. Después de seleccionar un Subsidio, y aún dentro del menú Subsidios, seleccione . 
  5. Haga clic en el botón verde para ingresar FA: 
  6. Ver la Sección 7.6.3.3 del Manual

Agregar entrada de ingresos para PW

  1. Haz clic en el menú de Subsidios . 
  2. Después de seleccionar un Subsidio, y aún dentro del menú de Subsidios, seleccione . 
  3. Haga clic en el botón verde para Añadir Ingresos: 
  4. Ingrese toda la información que pueda. El valor de ingresos es un campo obligatorio.
  5. Asegúrese de guardar antes de cerrar.

 

AGREGAR DOCUMENTOS

Documentos

Cargando un documento en Tempest-GEMS levantará una ventana emergente (pop-up) con información similar que se debe llenar para el documento:

  • Clase de Documento – Trae la configuración por defecto dependiendo de donde está guardado el documento que se está añadiendo. Añadir un documento transaccional se clasificará por defecto como Transacción. Cuando se añade un documento de un Solicitante, por ejemplo, un Contrato de Unión, se clasificará como documento de Solicitante.
  • Tipo de Documento – ¿Qué tipo de documento se está cargando? Fichas, Facturas, y Comprobantes de Pago son algunos tipos de documentos.
  • Nombre – Nombre del documento, puede ser “Factura para Gravilla” o algo similar.
  • Descripción – Permite una descripción más detallada del documento que se está cargando.
  • Fechas – Fecha efectiva, Fecha de Expiración, y otros campos de fechas se pueden llenar para clarificar cuando expiran documentos de contratos, cuando vencen facturas, etc.
  • Notas – Se pueden añadir comentarios adicionales.


Haga clic en Seleccione Archivo para añadir el documento.

Seleccione el documento en formato PDF, luego haga clic en Abrir.


Desplácese hacía abajo y luego de completar los Campos Requeridos, seleccione una de las dos opciones de Guardar:

El botón gris  guarda sin añadir un sello.

El botón azul   guarda y continúa a la pantalla de sello.

Si va a añadir un sello, ajuste la configuración en la próxima pantalla para modificar la apariencia del sello:


Sello – Por defecto incluirá el nombre del Solicitante y el tipo de documento. Se puede añadir información adicional.


  • Posición X – Identifica la localización horizontal del sello. Mida en milímetros desde el lado izquierdo del papel hasta la localización o utilice -2 para el medio.
  • Posición Y – Identifica la localización vertical del sello. Mida en milímetros desde la parte superior del papel hasta la localización o utilice -2 para la parte inferior. Para modo vertical (portrait) en papel 11 x 8.5, utilice 266. Para modo horizontal (landscape) en papel 8.5 x 11 utilice 203.
  • Tipo de Letra – Times New Roman por defecto.
  • Tamaño de Letra – 10 pt por defecto.
  • Color – Negro por defecto, pero otros colores como verde, azul, y rojo se ven mucho más vivos contra un fondo blanco y negro.

 

AÑADIR SOLICITUD

 Añadir Solicitud para un PW

  1. Haga clic en el menú de Subvenciones. 
  2. Seleccionar Solicitudes: 
  3. Haga clic en el botón verde Agregar solicitud.
  4. Seleccione el tipo de solicitud que desea. (La mayoría de ustedes seleccionará el reembolso).


5. Para solicitudes de reembolso, ingrese una descripción de la solicitud y la mayor cantidad de información que pueda. Luego haga clic en el botón azul Guardar y Seguir.




6. Ingrese el monto de la solicitud de reembolso. Luego haga clic en el botón azul Guardar y Seguir.


7. Cargue todos los documentos (deben ser en formato PDF) para respaldar esta solicitud.


 

8. Aparecerá una ventanilla emergente. Elija el documento de su computadora. Necesita ser un archivo PDF. Elija el tipo de documento. Dale un nombre al documento.


 

Desplazarse hacia abajo y haz clic en el botón azul Guardar.   

 

9. Revisa la solicitud.


A continuación, haz clic en el botón azul Guardar y enviar.


 

¿Qué pasa después? Su solicitud será revisada por su Agencia Estatal y esto podría tomar algún tiempo. En aproximadamente 4-8 semanas, se comunicarán con usted para obtener su información de envío.